Frais de congrès
Les frais de congrès comprennent l’accès à tous les événements comme indiqué sur la page Web de l’inscription au congrès, sauf indication contraire. Les frais ne comprennent pas l’hébergement, les repas externes au congrès, le voyage ou toute autre dépense encourue par les délégués.

Modalités de paiement
Les frais d’inscription sont obligatoires et payables au moment de l’inscription.

Si vous réglez par chèque, votre inscription ne sera pas validée tant que le paiement n’aura pas été reçu.
Les prix indiqués s’entendent hors taxes et les taxes applicables doivent être ajoutées.
Les tarifs de préinscription doivent être payés en entier avant le 25 juin 2012, 17 h HNE, à défaut de quoi le tarif d’inscription à l’avance sera appliqué. Le tarif d’inscription à l’avance doit être payé en entier avant le 12 octobre 2012, 17 h HNE, à défaut de quoi le tarif d’inscription sur place sera appliqué.

Politique d’annulation et de remboursement
Toute demande de remboursement doit être adressée à la coordinatrice des inscriptions, Amelia Diochon, par écrit, soit par courrier, par fax (613-565-2173) ou par courriel (CanWEA@goldenplanners.ca) Il se peut que les remboursements ne soient traités qu’après la fin du congrès. Les frais d’inscription ne peuvent pas être transférés à un autre événement de CanWEA.
Les demandes reçues avant le 14 septembre 2012 seront remboursées avec une retenue de 75 $ de frais administratifs par personne.
Aucun remboursement ne sera traité en cas d’annulation après le 14 septembre 2012 ou en cas de non-présentation.

Échange
Les échanges seront effectués à titre gracieux. La demande d’échange doit être envoyée par courriel avant le 5 octobre 2012. Il suffit d’envoyer les coordonnées complètes du nouveau participant ainsi que le nom du participant qu’il remplace à l’adresse canwea@goldenplanners.ca.
Les échanges ne seront pas acceptés sur place.

Annulation et/ou changements apportés par l’organisateur de l’événement
Si, par malchance, CanWEA est dans l’obligation de modifier le lieu du congrès, nous ferons notre possible pour en informer les délégués dans les plus brefs délais. Si le délégué est dans l’incapacité d’assister au congrès au nouveau lieu, CanWEA remboursera intégralement les frais de congrès prépayés sur demande écrite. Toutefois, CanWEA ne sera pas tenu responsable de tout autre coût encouru, dont, par exemple, les frais supplémentaires de déplacement ou tout autre dommage indirect.

Modification du programme du congrès
CanWEA se réserve le droit de modifier le contenu, les conférenciers, l’horaire, le lieu ou la date du congrès annoncés dans le programme.

Vos renseignements personnels
Les renseignements fournis à CanWEA (par l’intermédiaire de Golden Planners Inc.) lors de l’inscription à l’événement peuvent être utilisés pour vous communiquer davantage de détails sur l’événement. Les renseignements sont publiés dans la « liste des délégués » de l’événement qui est à la disposition de tous les participants à l’événement avec le compte-rendu et sont ajoutés à la base de données de CanWEA afin que nous puissions vous envoyer des notifications relatives aux autres événements de l’association. Vous pouvez vous retirer de la « liste des délégués » et/ou de la base de données de CanWEA lors du processus d’inscription en ligne.

Droit de refus d’accès
CanWEA se réserve le droit de refuser l’accès au congrès en remboursant les frais ou bien une somme proportionnelle si l’accès est refusé au cours du congrès.

Général
Les présentes conditions définies dans le règlement ci-dessus représentent une déclaration complète de l’accord entre les parties et remplacent toute discussion, correspondance ou représentation préalable. Nos brochures et annonces sont uniquement publiées à des fins informatives et ne visent en aucun cas à former un accord entre CanWEA et le destinataire. Les présentes conditions peuvent être modifiées sans avis préalable et les changements s’appliqueront à toute inscription reçue après la date du changement. Les présentes conditions ne peuvent être modifiées excepté au moyen d’un accord écrit signé par un agent de CanWEA. L’acceptation par CanWEA (ou Golden Planners Inc) d’un bon de commande contenant des conditions différentes ne modifie ou ne remplace en aucun cas les présentes conditions. Le présent accord est régi et interprété selon les lois de la province de l’Ontario, Canada.

Publication des photos et vidéos
CanWEA prendra des photographies et vidéos lors du congrès et salon professionnel 2012 de CanWEA et les utilisera dans les actualités ou documents promotionnels de CanWEA, qu’ils soient sous forme électronique ou papier, ou bien sur d’autres supports, dont le site Web de CanWEA. En participant au congrès 2012 de CanWEA, vous autorisez CanWEA à utiliser votre nom et vos photographies à de telles fins.

Tenue
Une tenue d’affaire décontractée est conseillée pour tous les événements relatifs au congrès.

Restrictions alimentaires / mobilité réduite / demandes spéciales
Si vous avez besoin d’aménagements spéciaux ou que vous avez un régime alimentaire spécifique ou des allergies, veuillez le préciser lors de votre inscription en ligne. Des plats végétariens seront proposés à tous les repas.

Inscription des médias
Veuillez visiter la page média pour l’accréditation des médias.